Pelayanan permohonan Informasi Publik di Kantor Kementerian Agama Kota Palu dilaksanakan oleh Tim Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi (PPID) dengan mengedepankan prinsip pelayanan yang cepat, tepat, dan sederhana.

Berikut adalah langkah-langkah rinci yang harus dilalui pemohon:

A. Tahap Pengajuan Permohonan

1. Pengajuan Langsung: Pemohon wajib mengajukan permohonan informasi secara langsung kepada PPID Kemenag Kota Palu.
2. Format Permohonan: Permohonan dapat disampaikan secara tertulis maupun tidak tertulis.
3. Pengisian Formulir: Jika permohonan diajukan secara tertulis, Petugas Pelayanan Informasi (PPI) akan menyerahkan formulir permohonan informasi kepada Pemohon untuk diisi. Waktu yang dibutuhkan Pemohon untuk mengajukan dan mengisi formulir adalah sekitar 60 menit.

B. Tahap Administrasi dan Klasifikasi (Oleh Petugas)

Setelah permohonan diajukan, PPI akan memproses administrasi dalam waktu sekitar 30 menit:

1. Registrasi dan Tanda Terima: PPI mencatat permohonan tersebut ke dalam buku register, memeriksa kelengkapan administrasi, dan memberikan Tanda Terima Permohonan kepada Pemohon Informasi.
2. Studi Substansi: PPI menyerahkan permohonan kepada PPID. PPID akan mempelajari substansi informasi yang dibutuhkan dan menentukan sifat informasinya (terbuka, dikecualikan, atau belum jelas klasifikasinya). Proses ini membutuhkan waktu sekitar 60 menit.
3. Konsultasi Klasifikasi: Jika klasifikasi informasi yang diminta belum jelas, PPID akan meminta pertimbangan kepada Atasan PPID, dan Tim Pengelola Informasi & Dokumentasi akan memberikan kejelasan terhadap klasifikasi tersebut.

C. Tahap Keputusan dan Jawaban

Secara umum, jawaban atas permohonan informasi publik akan diberikan paling lambat 10 hari kerja terhitung sejak diterimanya permohonan.

1. Keputusan Diterima (Informasi Terbuka)

Jika informasi yang dimohonkan bersifat terbuka, maka:

• PPID wajib memberikan informasi yang diminta Pemohon.
• PPID akan melaksanakan koordinasi dengan unit kerja terkait untuk memastikan ketersediaan informasi publik yang akan disampaikan.
• Apabila informasi yang diminta sudah dalam penguasaan PPID, maka jawaban dapat diberikan lebih cepat, yaitu dalam 1 hari.

2. Keputusan Ditolak (Informasi Dikecualikan)

Jika informasi yang dimohonkan merupakan Informasi yang Dikecualikan dan/atau tidak dalam penguasaan Kemenag Kota Palu, maka:

• PPID akan menyampaikan surat penolakan secara tertulis.
• Surat penolakan tersebut harus disertai dengan alasan penolakan dan pemberitahuan mengenai hak dan tata cara bagi Pemohon untuk mengajukan keberatan.

3. Perpanjangan Waktu

Apabila Tim PPID membutuhkan tambahan waktu untuk memproses permintaan (misalnya untuk koordinasi yang kompleks), PPID dapat menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada Pemohon Informasi dengan menyebutkan alasannya.

• Tambahan waktu yang diberikan adalah paling lambat 7 hari kerja berikutnya dan tidak dapat diperpanjang lagi.
• Proses penyampaian permohonan perpanjangan waktu memerlukan waktu 3 hari.

Dengan demikian, Pemohon akan mendapatkan kepastian hukum terkait informasi yang dimohon, baik berupa jawaban, penolakan, maupun pemberitahuan perpanjangan waktu.